Globale beschrijving functionaliteit 

NAV kan werken met lotnummers waardoor partijen geregistreerd kunnen worden. In de I-Suite add-on wordt er standaard een partijkaart aangemaakt welke gekoppeld wordt aan elke inkooporderregel waar een lotnummer aan vast hangt. Deze partijkaart geeft meer inzicht in de inhoud en kenmerken van de partij. 

 

In de AGF is het heel belangrijk om aan de inkoopkant goed de kosten in de gaten te houden om meerdere redenen: 

  • De marges zijn heel laag en elke euro extra kosten kan zorgen voor een verlies op een bepaalde partij. Door het nauwlettend in de gaten houden van de inkoopkosten, kan worden geprobeerd de marges te optimaliseren. Dit komt later aan bod in het FO “preliminary costs”. 
  • Inkopen bij leveranciers worden vaak op commissie afgerekend. Op een inkoop wordt bijgehouden welke opbrengsten deze heeft opgeleverd en welke kosten er gemaakt zijn. Van het verschil wordt een deel gehouden als winst, en het resterende deel wordt aan de leverancier betaald aan inkoopkosten. Dit komt later aan bod in het FO “eindafrekening”. 

 

Om bovenstaande twee functionaliteiten mogelijk te maken is het nodig dat alle kosten en opbrengsten van één inkoop centraal vastgelegd kunnen worden. Met de partijadministratie is dit niet mogelijk, omdat deze slechts een centraal punt is van één inkooporderregel. Het creëren van een bundelpartij is hier een oplossing. De bundelpartij is een verzamelpunt voor meerdere partijen, waar kosten en opbrengsten op kunnen worden geregistreerd. 

 

Een bundelpartij is een verzameling van een aantal partijen die gedaan zijn meestal binnen één inkoop, maar kan ook partijen uit verschillende inkooporders bevatten. Als de add-on instelling voor de bundelpartijfunctionaliteit aan staat, zal er een bundelpartij aangemaakt worden na het vrijgeven van een inkooporder.  

 

Inrichting  

Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit. 

 

Instellingen: 

Onderstaande instellingen moeten worden goed gezet om met deze functionaliteit te kunnen werken: 

 

Instelling 

Uitleg 

Waarde 

Inkoop/AUTCREATECOMBILOT 

Wanneer deze uit staat wordt er geen automatische bundelpartij aangemaakt bij het vrijgeven van een inkooporder. Het is dan wel mogelijk deze handmatig te creëren of op de leverancierskaart de verplichte bundelpartij aan te vinken voor specifieke leveranciers. Wanneer deze aanstaat wordt er automatisch een bundelpartij aangemaakt bij het vrijgeven van de inkooporder. 

Verplicht 

Inkoop/CMBLTNOS 

Wanneer hier niks staat wordt het inkoopordernummer overgenomen als bundelpartijnummer. Wanneer dit niet wenselijk is kan hier een nummerreeks worden geselecteerd 

Optioneel 

 

 

 

 

 

Stamtabellen: 

Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken: 

 

Stamtabel 

Uitleg 

Verplicht/optioneel 

 
  •  

 

 
  •  

 

 

 

Basis inrichting: 

In onderstaande kaarten leg je de basis inrichting vast voor deze functionaliteit: 

Kaart 

Velden 

 

Leverancier 
  • “Bundelpartij verplicht” aan of uitvinken per leverancier. Hier wordt alleen naar gekeken wanneer AUTCREATECOMBILOT uit staat. Wanneer het vinkje hier aan staat, wordt bij het maken van nieuwe bundelpartijen ook gekeken naar de geldigheidsdatum. 

 

Partijregistratieinstellingen 

Wanneer AUTCREATECOMBILOT uit staat en “bundelpartij verplicht” op leverancierskaart aan wordt er gekeken naar de geldigheidsdatum van bundelpartijen. Deze wordt gevuld op basis van de “eerste dag van de week” op de partijregistratieinstellingen. Wanneer de eerste dag van de week op maandag staat, zal bij geldigheidsdatum de eerstvolgende zondag worden ingevuld. Alle inkoop(retour)orders voor deze leverancier t/m zondag zullen dan aan dezelfde bundelpartij worden gehangen. (is bedoeld voor weekafrekeningen) 

 

 

 

 

 

 

Page Break 

Proces 

Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen: 

 

Processtap 

Handelingen 

Wie 

Inkooporder vrijgeven bij automatische bundelpartij 
  • Wanneer er nog geen bundelpartij is, zal deze automatisch worden aangemaakt en het nummer in de inkooporderkop vastgelegd. Het bundelpartijnummer, leveranciersnummer, leveranciersnaam, orderdatum en vestiging worden vervolgens overgenomen naar de bundelpartij. Ook wordt er boolean meegenomen naar de bundelpartij “System created” welke na het automatisch aanmaken van de bundelpartij de waarde 1 mee krijgt. De waarden van bovenstaande velden mag niet handmatig gewijzigd worden.  
  • Vervolgens worden vanuit de inkooporder alle inkooporderregels meegenomen naar de bundelpartij. Ook deze informatie mag niet handmatig gewijzigd worden. 
  • Als de inkooporder al een waarde bevat voor bundelpartij, wordt na het vrijgeven van de inkooporder de bundelpartij erbij gezocht en worden alle gegevens uit de kop en de regels bijgewerkt met de meest recente data uit de inkooporder. 

 

Inkoper 

Handmatig aanmaken bundelpartij 
  1. Handmatig nieuwe bundelpartij aanmaken 
  1. Ophalen bundelpartijnummer uit nummerreeks (add-on instellingen) of zelf nummer toekennen 
  1. Vullen bundelpartijkop (leveranciersnummer, vestiging wordt van leverancierskaart gehaald maar kan aangepast worden, orderdatum is standaard de werkdatum maar kan ook aangepast worden). 
  1. Ophalen partijregels 
  1. Selecteren alle partijen of alleen niet gekoppelde partijen 
  1. Selecteren brondocumenttype (inkooporder, inkoopretourorder, retourverzending, geboekte ontvangst) 
  1. Selecteren partijregels en OK 

Inkoper 

Ophalen partijregels 

Ook wanneer er al een bundelpartij is, kunnen er partijregels aan toegevoegd worden: 

  1. Selecteren alle partijen of alleen niet gekoppelde partijen 
  1. Selecteren brondocumenttype (inkooporder, inkoopretourorder, retourverzending, geboekte ontvangst) 
  1. Selecteren partijregels en OK 

 

Inkoper  

 

 

 

 

 

 

Lijsten en rapporten 

De volgende lijsten en rapporten zijn beschikbaar om de gegevens van deze functionaliteit te rapporteren of om de voortgang in de gaten te houden: 

 

Lijst/rapport 

Inhoud en doel 

 

Bundelpartijkosten 

Geeft een overzicht van alle kosten die aan bundelpartijen zijn gekoppeld. 

 

 

 

 

 

Voorbeeld 

In dit deel is een voorbeeld beschreven dat kan worden gebruikt om met de functionaliteit te oefenen. Let hierbij op de instellingen die in deze handleiding zijn beschreven. Het is belangrijk dat deze juist zijn. 

 

Voorbeeldcase: 

 

Inkoop bij leverancier Big Five. 

Regel 1: 

  • Soort: Artikel 
  • Artikelnr.: ART0001 
  • Omschrijving: Ananas 
  • Aantal: 100 

Regel 2: 

  • Soort: Artikel 
  • Artikelnr.: ART0002 
  • Omschrijving: Mandarijnen 
  • Aantal: 200 

Regel 3: 

  • Soort: Artikel 
  • Artikelnr.: ART0003 
  • Omschrijving: Bananen 
  • Aantal: 300 

Automatisch creëren bundelpartij 

Inrichting: 

Stap 1: Ga naar de ‘Add-on-instellingen’ en zorg dat de functie ‘AUTCREATECOMBILOT’ in de module ‘Inkoop’ aan staat. 

 

Uitvoering: 

Stap 1: Maak een nieuwe inkooporder aan met de gegevens uit de case. 

Stap 2: Geef de inkooporder vrij. Er wordt nu automatisch een bundelpartij aangemaakt met de gegevens uit de inkooporder. In de header van de inkooporder is te zien dat het nummer van de inkooporder wordt ingevuld in het veld ‘Bundelpartijnr.’. Dit betekent dat er een bundelpartij gegenereerd is. 

Stap 3: Sluit de inkooporder en zoek in de zoekbalk naar ‘Bundelpartijen’. 

Stap 4: Open de zojuist aangemaakte Bundelpartij en controleer of de gegevens kloppen t.o.v. de inkooporder. 

Handmatig creëren van een bundelpartij 

Inrichting: 

Stap 1: Ga naar de ‘Add-on-instellingen’ en zorg dat de functie ‘AUTCREATECOMBILOT’ uit staat. 

Stap 2: Controleer vervolgens op de leverancierskaart van Big Five of het vinkje ‘Bundelpartij verplicht’ aan staat. Als dit het geval is, staan de instellingen voor het handmatig creëren van een bundelpartij goed. 

 

Uitvoering: 

Stap 1: Maak een nieuwe inkooporder aan met de gegevens uit de case. 

Stap 2: Geef de inkooporder vrij. 

Stap 3: Sluit de inkooporder en zoek in de zoekbalk naar ‘Bundelpartijen’. 

Stap 4: Kies in het lint voor ‘Nieuw’. 

Stap 5: Ken handmatig een bundelpartijnr. toe of geef een Enter om automatisch een nummer aan te maken als er een nummerreeks is ingesteld. 

Stap 6: Selecteer vervolgens de juiste leverancier, vestiging en orderdatum. 

Stap 7: Klik nu in het lint op ‘Partijregels ophalen’. 

Stap 8: Selecteer de inkooporderregels die bij de inkooporder horen die zojuist is aangemaakt en bevestig met OK. 

 

Als het goed is, zijn er nu twee bundelpartijen aangemaakt die op het nummer na identiek zijn. Onderstaande afbeelding laat zien wat het resultaat zou moeten zijn. 

 


Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Benefits of a Help Authoring Tool