AccountSale
Globale beschrijving functionaliteit
Het proces van inkoop tot facturering verloopt als volgt:
- Inkooporder aanmaken
De eerste stap in het proces is het aanmaken van de inkooporder. De inkooporderregels worden voorzien van lotnummers. In I-Suite kan gekozen worden voor de reguliere lotnummerring of het brondocument als lotnummer.
Wanneer de lotnummers zijn aangemaakt worden automatisch ook de lotnummer kaarten aangemaakt.
Bij de meeste bedrijven die op basis van afrekeningen werken is de directe kostprijs nog niet bekend. Daarom wordt het veld directe kostprijs binnen de inkooporder leeg gelaten.
- Inkoopontvangst
Wanneer de inkooporder binnenkomt wordt er een inkoopontvangst/voorraadopslag aangemaakt. Ook kan er worden gekozen voor de directe methode waarbij de inkooporder als ontvangen wordt geboekt.
Uit de inkoopontvangst ontstaan artikelposten. In de artikelposten wordt het lotnummer geregistreerd. Hierdoor is de voorraad van een bepaalde partij te traceren middels de lot informatiekaart.
- Verkooporders aanmaken
De verkooporders worden volgens de reguliere werkwijze aangemaakt en voorzien van een lotnummer. Via artikeltracering kunnen lotnummers geselecteerd worden. Het maakt hiervoor niet uit of dat een partij reeds ontvangen is.
Eventuele toeslagen zoals transportkosten worden via een Artikeltoeslag opgevoerd in de verkooporder en verdeelt over de regels. Deze toeslagen worden hiermee verwerkt in de verkoopprijzen van de artikelen.
- Verkoopverzendingen en -facturen
Wanneer de goederen zijn verzoeken kunnen deze via de reguliere wijze worden verwerkt. Uit de boeking van de verkoopverzending en –factuur ontstaan artikelposten en de bijbehorende waardenposten.
De artikelposten bevatten de logistieke transactie en trekken de aantallen van de opgegeven partij af.
De waardenposten bevatten de financiële transacties die betrekking hebben op de artikelposten. De waardenposten bevatten daarnaast ook de eventueel opgevoerde artikeltoeslagen die zijn opgevoerd en verdeelt op de order.
De waardenposten vormen de basis voor het maken van de afrekening.
- Inkoopfacturen betreffende kosten
Uit het in- en verkopen van goederen ontstaan kosten. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen:
- Inkoopkosten:
- Inklaringskosten
- Transportkosten ten behoeve van inkoop
- Keuringskosten
- Afvalverwerkingskosten
- Etc.
- Verkoopkosten:
- Transportkosten ten behoeve van transport naar klant
- Verpakkingskosten
- Transportverzekeringskosten
- Etc.
De verkoopkosten zijn meestal worden meestal verrekend met de klant middels de opgave van een artikeltoeslag op de verkooporder. Voor beide kosten zal er echter altijd een factuur volgen vanuit de leverancier of dienstverlenende organisatie.
Deze facturen worden opgevoerd als zijnde inkoopfacturen. Door het aangeven van een artikeltoeslag kan men de kosten naar rato spreiden over de oorsprong van de kosten. Dit wordt gedaan via artikeltoeslag toewijzing. Na aanleiding van de activiteit waar de kosten betrekking op hebben worden ofwel de geboekte ontvangstregels of verzendregels opgehaald binnen het artikeltoeslag toewijzingsscherm.
De gebruiker kan vervolgens kiezen zelf de kosten te verdelen of het voorstel te draaien, waarbij men een selectie heeft uit een aantal verdeelmethoden:
- Evenredig
- Bedrag
- Aantal (basis)
- Nettogewicht
- Brutogewicht
Nadat de inkoopfactuur wordt geboekt, worden de opgegeven kosten verdeelt over de artikelposten en ontstaan er waardenposten.
Ook deze waardenposten vormen de basis voor de uiteindelijke afrekening.
- Afrekening
Er zijn twee methoden van afrekenen:
- Single partij
- Bundelpartij
Single partij
Bij een single partij wordt er één artikel per keer afgerekend. Op moment dat een inkoopontvangst dus meerdere producten heeft wordt elk artikel apart afgerekend. Het is wel mogelijk dat er over meerdere ontvangsten wordt afgerekend. Dit wordt opgelost door bij elkaar horende ontvangsten hetzelfde partij/lotnummer mee te geven.
Omdat de single partijen maar over één lotnummer gaan, is derhalve het aanmaken van de account sale vanuit de lot informatiekaart het gebruiksvriendelijkste.
Op basis van de combinatie artikelnummer-lotnummer worden de gegevens voor de afrekening verzamelt. Allereerst wordt de account sale header aangemaakt met daarin het account sale nummer (nummerreeks) en de gegevens van de leverancier. Vervolgens worden de ontvangstregels opgehaald met de betreffende artikelnummer-lotnummer combinatie en in de account sale regels geplaatst.
Vervolgens worden de bij het artikelnummer-lotnummer horende bronregels opgehaald, dit zijn de artikelposten inclusief de netto omzet. De netto omzet in dit geval is de waarde in het veld “tot. werkelijke omzet” van de waardenpost zonder artikeltoeslag. Het is namelijk niet relevant om eventuele verkooptoeslagen mee te nemen in de account sale.
Als laatste worden van alle artikelposten de waardenposten opgehaald van het artikelboekingssoort inkoop. Hierdoor zijn de werkelijk gemaakte kosten te zien.
Vervolgens kan de gebruiker de afrekenbedragen van zowel de omzet als de kosten aanpassen in het veld afrekenbedrag.
Bundelpartij
Een bundelpartij wordt door bedrijven als BUD Holland en Fruitpoint gebruikt. Een bundelpartij bestaat uit meerdere artikelen en/of leveringen. Een Bundelpartij kan het best vergeleken worden met een inkooporder.
De bundelpartij wordt een nieuw stuk functionaliteit die zich net voor de afrekening bevindt. Het is een weergave van een aantal ontvangen artikelen. Er is in één oog opslag te zien welke artikelen ontvangen zijn, waar nog voorraad van is, hoeveel er verkocht en gefactureerd zijn.
In dit ontwerp wordt rekening gehouden met een handmatig aanmaak van bundelpartijen. In de toekomst, mocht daar vraag naar zijn zou vanuit de inkooporder automatisch een bundelpartij kunnen worden aangemaakt.
Elke bundelpartij krijgt een uniek nummer toegekend via de nummerreeks. In de kop van de bundelpartij worden de gegevens van de leverancier vastgelegd.
In de regels van de bundelpartij kunnen de ontvangstregels opgehaald worden gelijk aan ontvangstregels ophalen in de inkoopfactuur. Vervolgens is het lotnummer te zien, de voorraad, aantal in verkooporders, aantal verzonden en aantal gefactureerd. Ook zijn de positieve en negatieve correcties te zien. Dit is allemaal zichtbaar door middel van het lotnummer.
Vanuit de bundelpartij kan een afrekening worden gemaakt. Dit is identiek aan de single partij met het verschil dat er dus meerdere afrekenregels zijn.
- Afhandelen account sale
Het verwerken van de account sale na invoer van de afrekenbedragen is alsvolgt:
- Genereer de inkoopfactuur door middel
- Boek de inkoopfactuur door
- Boek de account sale door
Bij het genereren van de inkoopfactuur wordt de leverancier van de afrekenkop in de inkoopfactuurkop geplaatst. Vervolgens wordt middels de functie ontvangstregels ophalen de correcte regels opgehaald. Deze zijn identiek aan de account sale regels.
Vervolgens worden de afrekenprijzen ingevuld en de artikeltoeslagen voor doorbelaste kosten en commissie ingevoegd. De verdeling van de artikeltoeslagen gebeurd handmatig …
Dit gebeurd automatisch.
De gebruiker boekt de inkoopfactuur en vervolgens de account sale waardoor er een geboekte account sale ontstaat.
Raakvlakken met andere functionaliteiten
Inkoopkosten
Verkoopkosten
Bundelpartij
Inrichting
Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit.
Instellingen:
Onderstaande instellingen moeten worden goed gezet om met deze functionaliteit te kunnen werken:
Instelling |
Uitleg |
Waarde |
Inkoop > AUTCREATECOMBILOT |
Bundelpartij automatisch aanmaken o.b.v. inkooporder |
|
Inkoop > CMBLTNOS |
Combi lot nr. reeks |
|
Bundelpartijen > COMBILOTACTIVE |
activeren van bundelpartij functionaliteit |
|
Bundelpartijen > PACKINGTOVALUEENTRY |
|
|
Bundelpartijen > PRELIMCOSTACTIVE |
Inkoopkosten activeren |
|
|
|
|
Het instellen van de account sale wordt gedaan via de partijregistratie instellingen. Op het tabblad Account Sale kan een nummerreeks ingevoerd worden voor de bundelpartijen, de afrekeningen en de geboekte afrekeningen. Daarnaast kan worden opgegeven welke artikeltoeslagen er gebruikt worden in de inkoopfactuur voor de commissie en doorbelaste kosten.
Op de leverancierskaart kan worden aangegeven wat het commissie percentage is. Dit commissie percentage wordt meegenomen naar de bundelpartij en/of afrekening. In de toekomst zal het ook mogelijk zijn om commissie percentages en/of bedragen vast te leggen per artikel of productgroep wanneer daar vraag naar is.
Stamtabellen:
Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:
Stamtabel |
Uitleg |
Verplicht/optioneel |
Leverancier |
Commissie regelingen |
|
|
Inkoopkosten |
|
Artikel |
Artikelkosten |
|
Klant |
Klantkosten |
|
|
|
|
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Qt Help files